Digitale Gesuchs- und Fallbearbeitung
Vom Onlinegesuch zum abgeschlossenen Fall.
Leistungsumfang
Das Basispaket umfasst einen Gesuchstyp mit Onlineportal und interner Dossierverwaltung. Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben, Dokumente und Bearbeitungsschritte Ihr Verfahren benötigt.
Ihr Nutzen
Angaben und Unterlagen aus dem Onlineportal stehen der Sachbearbeitung im Dossier zur Verfügung.
Zugewiesene Fälle und Bearbeitungsstände zeigen Ihrem Team, wo die nächste Bearbeitung ansteht.
Gesuchsdaten, Dokumente und erstellte Schreiben bleiben dem jeweiligen Fall zugeordnet.
Ablauf
Angaben erfassen, Unterlagen hochladen und das Gesuch nach einer Kontrolle einreichen.
Dossier zuweisen, Angaben prüfen und die Bearbeitung dokumentieren.
Ergebnis festhalten, Schreiben ausgeben und das Dossier abschliessen.
Onlineportal und interne Fallbearbeitung bilden einen durchgängigen Ablauf.
Onlineportal
Das Onlineportal führt durch die erforderlichen Angaben und zeigt, welche Unterlagen benötigt werden. Gesuchstellende können ihren Zwischenstand speichern und die Eingabe später fortsetzen. Vor dem Absenden prüfen sie ihre Angaben. Eine Eingangsbestätigung mit Referenznummer bestätigt die Einreichung.
Dokumentupload
Gesuchstellende laden ihre Dokumente beim passenden Schritt hoch und sehen, welche Beilagen bereits vorliegen. Die Unterlagen stehen anschliessend im internen Dossier für die weitere Bearbeitung bereit.
Optional lassen sich Dokumente mit dem Smartphone erfassen und über einen QR-Code zum Gesuch hinzufügen. Eine zusätzliche KI-Prüfung kann Hinweise geben, ob ein Upload zur verlangten Dokumentart passt.
Mobiler Scan und QR-Upload optional
Interne Fallbearbeitung
Ihr Team verteilt neue Gesuche und bearbeitet die zugewiesenen Fälle in persönlichen Arbeitslisten. Im Dossier stehen Personendaten, Unterlagen und Bearbeitungsstand zusammen bereit. Mitarbeitende prüfen Angaben, dokumentieren ihre Bearbeitung, erstellen Schreiben und schliessen den Fall ab.
Dossierdetail
Im Dossier stehen Personendaten, Unterlagen, Status und Zuständigkeit zusammen bereit. Prüfschritte zeigen, was für den Fall noch offen ist.
Dokumente und Anbindungen
Eingereichte Unterlagen und erstellte Schreiben sind dem Dossier zugeordnet. Ihr Team erstellt Einzelschreiben aus vereinbarten Vorlagen, gibt sie als PDF aus, versendet sie per E-Mail oder bereitet sie für den Briefversand vor. Die vereinbarte Anbindung an Ihr Dokumentenmanagement verbindet die Fallbearbeitung mit Ihrer bestehenden Ablage.
Optionales Modul
Mit dem Kommunikationsmodul fordert die Sachbearbeitung fehlende Dokumente gezielt an und hält den Austausch beim Dossier fest. Gesuchstellende reichen Unterlagen über einen geschützten Link nach. Bei Bedarf lässt sich der Prozess um ein persönliches Konto, Nachrichten und den Austausch mit berechtigten Drittstellen erweitern.
Erweiterungen
Ergänzen Sie die Basis um die Funktionen, die Ihr Gesuchsprozess zusätzlich benötigt.
Dokumente per Scanbot und QR-Upload erfassen. Uploads optional auf die erwartete Dokumentart prüfen lassen.
Kostenpflichtige Gesuche mit Onlinezahlung, Zahlungsstatus und Belegen abwickeln. Weitere Beträge gezielt nachfordern.
Zusätzliche Gesuchstypen, komplexe Abfragen, Berechnungen und weitere Sprachen abbilden.
Gesuche im persönlichen Zugang verfolgen und Nachrichten mit der Sachbearbeitung oder berechtigten Drittstellen austauschen.
Fehlende Unterlagen über geschützte Links nachreichen lassen. Fristen, Erinnerungen und Mahnungen ergänzen.
Vorlagen mit Dossierdaten und Textbausteinen selbst gestalten. Schreiben für mehrere Fälle gesammelt erstellen.
Fälle nach Regeln zuweisen, Stellvertretungen berücksichtigen und Entscheide durch eine zweite Person prüfen lassen.
Durchlaufzeiten und Arbeitsvorräte auswerten. Weitere Fachsysteme, Register oder Berichtssysteme einbinden.
FAQ
Wir legen mit Ihnen die benötigten Angaben, Dokumente, Rollen und Bearbeitungsschritte fest. Auf dieser Grundlage richten wir den vereinbarten Gesuchstyp ein. Weitere Verfahren oder komplexere Abläufe ergänzen Sie über zusätzliche Module.
Für das Erfassen, Zwischenspeichern und spätere Fortsetzen ist kein dauerhaftes Konto erforderlich. Ein persönlicher Zugang mit Gesuchsübersicht, Status und Nachrichten lässt sich ergänzen.
Mit dem Modul für Nachforderungen fordert die Sachbearbeitung fehlende Unterlagen gezielt an. Gesuchstellende reichen sie über einen geschützten Link nach. Ein dauerhaftes Konto ist dafür nicht erforderlich.
Eine vereinbarte Anbindung an Ihr Dokumentenmanagement und Ihr Mitarbeiterlogin gehört zum Basispaket. Welche Ablagefunktionen und Anmeldeverfahren benötigt werden, klären wir bei der Einführung. Weitere Anbindungen lassen sich ergänzen.
Im Basispaket richten wir den vereinbarten Ablauf und die Dokumentvorlagen für Sie ein. Für die eigenständige Pflege sind entsprechende Erweiterungen vorgesehen.
Die optionale Prüfung kann Hinweise geben, ob ein Upload zur verlangten Dokumentart passt. Die Sachbearbeitung beurteilt die Hinweise und trifft den fachlichen Entscheid.
Der Umfang ergibt sich aus dem ersten Gesuchstyp, den benötigten Anbindungen und den gewählten Erweiterungen. Einführung, Betrieb und allfällige Gebühren externer Dienste werden im Angebot ausgewiesen.
Ihre Ansprechperson
Eine erste Einschätzung ist unverbindlich und oft schon der entscheidende Schritt.
Zeigen Sie uns Ihren Ablauf. Gemeinsam klären wir, wie Onlineportal, interne Fallbearbeitung und bestehende Systeme zusammenspielen sollen und welcher Funktionsumfang dafür sinnvoll ist.