Prozessautomatisierung ist ein zentrales Thema in der Industrie – aber oft verbunden mit hohem Aufwand, Fragmentierung oder Kontrollverlust. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung: Wie gelingt Automatisierung strukturiert, skalierbar und nachhaltig?
Aktuelle Studien aus 2025 zeigen: Mit einer klaren Strategie, der richtigen Plattformarchitektur und cross-funktionaler Zusammenarbeit lassen sich digitale Prozesse effizient und sicher automatisieren. Die folgenden Best Practices geben Orientierung für den Aufbau einer erfolgreichen Automatisierung.
1. Automatisierung strategisch verankern
Die McKinsey-Studie Powering productivity: Operations insights for 2025 zeigt deutlich: Automatisierung sollte als strategische Priorität in Unternehmen verankert werden. Wer Automatisierung frühzeitig in Geschäftsstrategie und Budgetplanung integriert, steigert die Wertschöpfung signifikant.
Erfolgreiche Unternehmen arbeiten mit einer klaren Roadmap: Welche Prozesse haben Potenzial, wie wird skaliert, wer übernimmt die Steuerung? Laut Gartner erreichen nur 48 % der Digitalisierungsinitiativen ihre Ziele – Unternehmen mit enger Abstimmung auf C-Level hingegen erreichen Erfolgsquoten von bis zu 71 %.
Best Practice:
- Governance-Strukturen definieren
- Automatisierung mit Strategie und Budget verknüpfen
- Verantwortung im Führungsteam verankern
2. Technologieplattform konsolidieren – Chaos vermeiden
Viele Organisationen setzen auf heterogene Systemlandschaften. Einzelne Teams arbeiten mit unterschiedlichen Tools, ohne einheitliche Plattform oder Datenstruktur. Gartner empfiehlt daher 2025 den Einsatz konsolidierter Automatisierungsplattformen, die RPA, KI und Systemintegration zentral steuern.
Ein Beispiel: Automation Anywhere wurde 2025 erneut als „Leader“ im Gartner Magic Quadrant for RPA ausgezeichnet. Die Plattform verbindet klassische regelbasierte Prozessautomatisierung mit Agentic Process Automation (APA) – also KI-Agenten, die eigenständig analysieren und handeln können.
Best Practice:
- Plattformstrategie mit Fokus auf Skalierbarkeit und Interoperabilität
- Integration bestehender Systeme durch Schnittstellen
- Zentrale Steuerung von Automatisierungslösungen
3. Cross-funktionale Teams und digitale Fähigkeiten aufbauen
Automatisierung ist mehr als Technik – sie braucht Menschen mit Know-how. Erfolgreiche Unternehmen bauen interdisziplinäre Teams auf, in denen IT, Fachbereiche und Produktion eng zusammenarbeiten. Gartner nennt diesen Ansatz „shared ownership“. McKinsey betont die Relevanz neuer Rollen wie „Automation Champions“ oder „Prozessanalyst:innen“.
Digitale Tools wie ChatGPT und KI-gestützte Anwendungen unterstützen heute operative Teams bei Aufgaben wie Dokumentation, Kommunikation oder Serviceautomatisierung.
Best Practice:
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern
- Fachbereiche befähigen, Prozesse mitzugestalten
- Schulungen und Toolkits für automatisierungsrelevante Aufgaben bereitstellen
4. Agile Einführung mit Pilotprojekten und iterativem Roll‑out
Anstelle grosser Einführungen setzen viele Unternehmen auf Pilotprojekte mit klaren KPIs und kurzen Iterationen. So lassen sich Erkenntnisse schnell in skalierbare Standards überführen. Laut McKinsey ist dieser Ansatz nicht nur risikoärmer, sondern führt auch zu höherer Akzeptanz im Unternehmen.
Ein typischer Ablauf: Pilot → Evaluieren → Anpassen → Skalieren.
Best Practice:
- Automatisierung im Kleinen starten
- Wirkung systematisch messen
- Erkenntnisse standardisieren und gezielt ausrollen
Fazit & Handlungsempfehlungen
| Empfehlung | Nutzen |
|---|---|
| Strategische Verankerung | Klare Ziele und höhere Erfolgsquote |
| Konsolidierte Plattformen | Geringere Komplexität, höhere Skalierbarkeit |
| Interdisziplinäre Teams | Mehr Akzeptanz und nachhaltige Umsetzung |
| Agile Pilotierung | Schnelle Ergebnisse, geringes Risiko |
Konkrete Empfehlungen:
- Ziele und Nutzen der Automatisierung klar definieren
- Plattformen mit RPA- und KI-Funktionen evaluieren
- Teams befähigen, Verantwortung über Bereichsgrenzen hinweg zu übernehmen
- Pilotprojekte mit messbaren KPIs durchführen
Wer Automatisierung als strategisches Werkzeug und nicht als Einzelmassnahme betrachtet, schafft die Grundlage für nachhaltige Effizienz, Transparenz und unternehmerischen Mehrwert.
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