Prozessautomatisierung ist ein zentrales Thema in der Industrie, aber oft verbunden mit hohem Aufwand, Fragmentierung oder Kontrollverlust. Viele Unternehmen stehen vor derselben Frage: Wie gelingt Automatisierung strukturiert, skalierbar und nachhaltig?

Aktuelle Studien zeigen: Mit einer klaren Strategie, der richtigen Plattformarchitektur und bereichsübergreifender Zusammenarbeit lassen sich digitale Prozesse effizient und sicher automatisieren. Die folgenden Best Practices geben Orientierung.

1. Automatisierung strategisch verankern

Die McKinsey-Studie Powering productivity: Operations insights for 2025 zeigt deutlich: Automatisierung sollte als strategische Priorität verankert werden. Wer sie früh in Geschäftsstrategie und Budgetplanung integriert, steigert die Wertschöpfung deutlich.

Erfolgreiche Unternehmen arbeiten mit einer klaren Roadmap: Welche Prozesse haben Potenzial, wie wird skaliert, wer übernimmt die Steuerung? Laut Gartner erreichen nur 48 % der Digitalisierungsinitiativen ihre Ziele; Unternehmen mit enger Abstimmung in der Geschäftsleitung erreichen dagegen Erfolgsquoten von bis zu 71 %.

Best Practice:

  • Governance-Strukturen definieren
  • Automatisierung mit Strategie und Budget verknüpfen
  • Verantwortung in der Geschäftsleitung verankern

2. Technologieplattform konsolidieren: Chaos vermeiden

Viele Organisationen arbeiten mit heterogenen Systemlandschaften. Einzelne Teams nutzen unterschiedliche Werkzeuge, ohne einheitliche Plattform oder Datenstruktur. Gartner empfiehlt darum konsolidierte Automatisierungsplattformen, die RPA, KI und Systemintegration zentral steuern.

Solche Plattformen verbinden klassische regelbasierte Prozessautomatisierung mit Agentic Process Automation (APA), also KI-Agenten, die eigenständig analysieren und handeln.

Best Practice:

  • Plattformstrategie mit Fokus auf Skalierbarkeit und Interoperabilität
  • Bestehende Systeme über Schnittstellen integrieren
  • Automatisierungslösungen zentral steuern

3. Bereichsübergreifende Teams und digitale Fähigkeiten aufbauen

Automatisierung ist mehr als Technik: Sie braucht Menschen mit Know-how. Erfolgreiche Unternehmen bauen interdisziplinäre Teams auf, in denen IT, Fachbereiche und Produktion eng zusammenarbeiten. Gartner nennt diesen Ansatz «shared ownership». McKinsey betont neue Rollen wie Automation Champions oder Prozessanalystinnen und -analysten.

Digitale Werkzeuge wie KI-gestützte Assistenten unterstützen operative Teams heute bei Dokumentation, Kommunikation oder Serviceautomatisierung.

Best Practice:

  • Interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern
  • Fachbereiche befähigen, Prozesse mitzugestalten
  • Schulungen und Werkzeuge für automatisierungsrelevante Aufgaben bereitstellen

4. Agil einführen: Pilotprojekte und schrittweiser Roll-out

Statt grosser Einführungen setzen viele Unternehmen auf Pilotprojekte mit klaren Kennzahlen und kurzen Iterationen. So lassen sich Erkenntnisse schnell in skalierbare Standards überführen. Laut McKinsey ist dieser Ansatz nicht nur risikoärmer, sondern führt auch zu höherer Akzeptanz im Unternehmen.

Ein typischer Ablauf: Pilot, auswerten, anpassen, skalieren.

Best Practice:

  • Automatisierung im Kleinen starten
  • Wirkung systematisch messen
  • Erkenntnisse standardisieren und gezielt ausrollen

Fazit und Empfehlungen

  • Ziele und Nutzen der Automatisierung klar definieren
  • Plattformen mit RPA- und KI-Funktionen prüfen
  • Teams befähigen, Verantwortung über Bereichsgrenzen hinweg zu übernehmen
  • Pilotprojekte mit messbaren Kennzahlen durchführen

Wer Automatisierung als strategisches Werkzeug und nicht als Einzelmassnahme betrachtet, schafft die Grundlage für nachhaltige Effizienz, Transparenz und unternehmerischen Mehrwert.