PERSPEKTIVE · Verbände & Organisationen
Von Access zur Webanwendung bei PERSPEKTIVE
Arbeitseinsätze erfassen, Entschädigungen verbuchen und die Kasse führen: Für PERSPEKTIVE Region Solothurn-Grenchen entwickelte Intersys eine Webanwendung als Ablösung der bisherigen Access-Lösung. Sie führt die zusammengehörenden Aufgaben in einer übersichtlichen Oberfläche zusammen und schafft eine neue Grundlage für die tägliche Administration.
Herausforderung
PERSPEKTIVE Region Solothurn-Grenchen unterstützt Menschen mit eingeschränkter Selbstständigkeit dabei, ihre Lebenssituation zu verbessern. Zum Angebot gehören auch vergütete Arbeitseinsätze. Deren Erfassung und Auszahlung müssen im Arbeitsalltag sorgfältig nachgeführt werden.
Die bisherige Access-Anwendung bildete diese Abläufe ab: Mitarbeitende erfassten geleistete Stunden, verbuchten Entschädigungen und dokumentierten Auszahlungen im Lohn- und Kassenbuch. Auch Kassenberichte liessen sich daraus erstellen.
Der auslaufende Lebenszyklus der Anwendung und die nicht mehr gesicherte Unterstützung durch den bisherigen IT-Service machten eine zeitnahe Ablösung erforderlich. Eine neue Anwendung musste diese Aufgaben übernehmen und die benötigten Angaben in klar gegliederten Ansichten bereitstellen.
Lösung
Vor der Entwicklung setzte sich Intersys mit der bisherigen Anwendung und den tatsächlichen Arbeitsschritten auseinander. Dazu gehörten die bereitgestellten Unterlagen, der Austausch mit PERSPEKTIVE und die Abstimmung mit dem bisherigen Entwickler. Intersys installierte und testete die vorhandene Anwendung, um ihre Funktionsweise nachzuvollziehen.
Diese Vorarbeit machte die Verbindungen zwischen Arbeitseinsatz, Lohnbuchung und Auszahlung verständlich. Sie bildete die Grundlage für eine Webanwendung, die Klienten, Kasse, Berichte und Stammdaten in einer gemeinsamen Oberfläche zusammenführt.
Wirkung
Mit der Webanwendung erhält PERSPEKTIVE eine zeitgemässe Ablösung für die bisherige Access-Lösung. Der Zugriff über den Browser macht eine lokale Access-Installation auf den Arbeitsplätzen für diese Anwendung überflüssig. Die wesentlichen Aufgaben rund um Arbeitseinsätze, Lohnbuchungen und Kassenführung bleiben fachlich verbunden und sind über eine gemeinsame Oberfläche erreichbar.
Einblick in die Webanwendung
Arbeitseinsätze und Auszahlungen zusammenführen
In der neuen Webanwendung steht der einzelne Klient im Mittelpunkt. Die zugehörige Ansicht zeigt seine Arbeitseinsätze, den Kontostand und die dokumentierten Auszahlungen. Suchfunktionen helfen dabei, den gewünschten Eintrag zu finden.
Zu einem Arbeitseinsatz werden unter anderem Datum, Dauer und Entschädigungsansatz erfasst. Auch die Zuordnung zu einem Programm, einem Konto und einer Kostenstelle ist abgebildet. Aus Dauer und Ansatz ergibt sich die Entschädigung für den Einsatz.
Die Mitarbeitenden können dadurch nachverfolgen, welche Einsätze erfasst wurden und welche Beträge bereits ausbezahlt sind. Die Verwaltung der Einsätze und die finanzielle Übersicht eines Klienten sind in derselben Anwendung zugänglich.
Stammdaten gezielt verwalten
Klienten, Programme und Kostenstellen werden in den Stammdaten gepflegt. Die Benutzerverwaltung ergänzt die fachlichen Bereiche um die Verwaltung der Zugänge.
Die Oberfläche gliedert diese Aufgaben in nachvollziehbare Bereiche. Mitarbeitende können zwischen Klienten, Kasse, Berichten und Stammdaten wechseln und die jeweils benötigten Angaben bearbeiten. Der Zugriff erfolgt über den Browser.
Kassenführung und Berichte im Browser
Ein eigener Bereich bildet die physische Kasse ab. Hier werden Einzahlungen und Auszahlungen mit Buchungstext, Konto und Kostenstelle erfasst. Die Übersicht zeigt die Buchungen und den aktuellen Kassensaldo.
Für einen Kassenbericht wählen die Mitarbeitenden den gewünschten Abrechnungszeitraum aus. Die Anwendung erstellt daraus ein PDF mit einer Gruppierung nach Kostenstellen. So stehen die erfassten Buchungen auch als Bericht für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Die Anwendung im Überblick
- Klientenbezogene Übersicht über Einsätze, Guthaben und Auszahlungen.
- Erfassung und Zuordnung der Kassenbewegungen mit aktuellem Saldo.
- PDF-Kassenberichte für einen wählbaren Zeitraum und nach Kostenstellen gruppiert.
- Pflege der Stammdaten und Benutzer innerhalb der Anwendung.
Eine gewachsene Anwendung erneuert
Das Projekt verbindet die Erneuerung einer gewachsenen Anwendung mit den Anforderungen eines konkreten Arbeitsalltags. PERSPEKTIVE kann die vertrauten fachlichen Aufgaben in einer webbasierten Lösung weiterführen.
Erfolgsgeschichten
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